关于印发行署办公室电子文件归档管理暂行办法和电子公文归档管理暂行办法的通知 塔行办发[2010]17号 地区信息化办公室、油区工作办公室、移民管理局，行署法制办，行办各科室、后勤服务中心： 现将《行署办公室电子文件归档管理暂行办法》和《行署办公室电子公文归档管理暂行办法》印发你们，请认真贯彻执行。 行署办公室电子文件归档管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为进一步规范电子文件的归档管理工作，保障归档电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子文件归档与管理规范》等有关法规，制定本办法。 第二条 本办法适用于行署办公室和地区信息化办公室。 第三条 基本术语解释。 （一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 （四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，即关于数据的数据。主要包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 （五）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （六）物理归档：指将电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 第二章 管理机制和职责 第四条 按照统一领导、分级管理原则，档案领导小组加强对电子文件的集中统一管理，档案科、电子文件形成科室、信息化办公室网络管理科和电子政务科服从档案领导小组的领导，积极完成安排的各项工作任务。 第五条 为确保电子文件的真实性、有效性和完整性，建立严格的管理制度和技术措施，对有关处理操作进行详细登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 第六条 明确电子文件管理过程中的职责。电子文件的形成、承办、运转、整理、移交等日常处理工作，由承办科（室）、业务部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导、保管和开发利用等工作，由档案科负责；信息化办公室负责对电子文件形成到归档全过程的信息化技术支持与监控；保密科负责涉密电子文件的保密监督管理。 第七条 归档电子文件要与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案科配备与业务部门相互兼容、相对安全的软、硬件系统设备，保证归档电子文件的有效识读。档案人员要熟练掌握计算机系统的操作技能及相关规定，保证电子文件的安全保管和提供利用。 第三章 归档范围、保管期限及相应代码 第八条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分均参照国家及本单位关于纸质文件归档的有关规定执行。 第九条 电子文件稿本代码、类别代码及信息类型。 （一）电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。 （二）电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件。 （三）电子文件信息类型 1、文本文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件，通用格式为TXT、XML、RTF。 2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件，通用格式为JPEG、TIFF。 3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不能遗漏相关软件及各种数据信息。 4、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件，通用格式为MPEG、AVI。 5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件，通用格式为WAV、MP3。 6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式，通用格式为MPEG、AVI。 7、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 8、超媒体链接文件：指采用Web技术制作的浏览器文件。 9、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。 10、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 （四）电子文件载体类型 目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。 第四章 归档方式、要求 第十条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。各科（室）在电子文件归档管理初期，以物理归档为主，待条件成熟实行逻辑归档。 第十一条 具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要电子文件制作纸质版本的科（室）可以实施逻辑归档，基本要求是： （一）电子文件归档操作由兼职档案员或具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。 （二）档案人员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。 （三）网络管理人员要将归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取相应的备份措施。 （四）归档的电子文件要有该电子文件产生、运行过程的背景信息及元数据。 （五）办公业务专网内部要有安全可靠的防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并在新系统中运行。 （六）档案人员要参与设备更新时的数据转换工作，及时做好更新记录。 （七）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。 第十二条 目前本机关电子文件主要采用物理归档方式，基本要求是： （一）档案科与相关科（室）、业务部门一同制定电子文件的归档计划，相关科（室）、业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生时标注一定的标记。 （二）将电子文件经办过程中的情况及时记录在一个相应的文件中。 （三）办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档。 第十三条 物理归档整理工作过程： （一）检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过病毒检测和消毒处理。 （二）将带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。文书类归档电子文件分类按保管期限—年度分类方案进行分类，其他门类载体的归档电子文件按其相关规定分类。 （三）将分类的电子文件排序后，按规范格式填写必要著录项目，编制机读记录和存放载体的编号。 （四）归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、密级、保管期限、与纸质归档文件相对应的卷（件）号、硬件和软件环境等著录内容，著录应符合国家档案著录规则基本要求。 第十四条 运用计算机进行公文处理的，电子文件形成科室要定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，必须制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。 第十五条 归档电子文件应转换为通用格式，若不能进行转换，必须将相关软件一起收集归档。 第五章 移交、保管、提供利用 第十六条 电子文件归档移交前，各承办科（室）、业务部门负责电子文件的真实性与完整性，做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚、无病毒等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。 第十七条 档案科对各科（室）移交的电子文件进行检验，检验内容包括：载体外观检验，病毒检验，真实性、完整性、有效性检验，技术方法与相关软件说明资料检验等。凡检验不合格的，由形成科（室）负责重新制作。 第十八条 归档移交内容包括归档电子文件、电子文件背景信息、电子文件元数据及相关登记材料。 第十九条 归档电子文件必须拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。各科（室）需归档的电子文件在形成后的次年5月前移交至档案科。对加密电子文件，要在解密后再制作拷贝；对特殊格式电子文件，要在存储载体中同时存有相应的查看软件。 第二十条 归档电子文件保存的载体为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 第二十一条 存储电子文件的载体或装具上要贴有注明相应标识（全宗号、保管期限、年度、起止卷（件）号、载体顺序号）的标签。归档后的电子文件载体要设置成禁止写操作的状态。 第二十二条 接收入室（库）的归档电子文件，每两年要抽检一次，抽检率不低于50%，发现问题及时补救。 第二十三条 根据计算机技术和设备的发展更新，归档电子文件在完整、准确、有保障的前提下，同步进行更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存四年。 第二十四条 对归档电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。 第二十五条 磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的磁盘、光盘等载体应及时复制，原载体保留时间不少于四年。 第二十六条 根据归档电子文件不同载体保管环境要求，采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体要直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在35%—45%，距离强磁物10米以外。 第二十七条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项： （一）封存的归档电子文件介质不得利用和外借，利用时使用归档电子文件的复制件。 （二）查阅要在许可范围，并遵守保密规定。 （三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。 第二十八条 销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，档案鉴定销毁领导小组审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。 第六章 附 则 第二十九条 本办法未尽事宜，参照国家或自治区、地区档案局有关规定执行。 行署办公室电子公文归档管理暂行办法 第一条 为加强电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。 第二条 本办法所称的电子公文，是指本地区、本部门通过由国务院或自治区办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文电子数据。 第三条 行署办公室保密科负责本单位电子公文的收集、登记、整理、备份、移交工作，档案科负责电子公文的整理、归档、保管、利用工作。 第四条 行署办公室电子公文归档管理工作接受自治区档案局、地区档案局的监督和指导。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由保密科负责，移交后由档案科负责。 第五条 电子公文参照国家和本机关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 第六条 电子公文在办理完毕后即时归档，与配套纸质公文一起移交档案科。 第七条 档案科要将具有永久和长期保存价值的电子公文存储载体与纸质公文一同归档，并使两者建立互联。 第八条 需永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。 第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等与相对应的电子公文一同归档保存。 第十条 电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，本机关档案科配置足够容量、具备处理能力及相对安全的系统设备。 第十一条 本机关在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。 第十二条 本机关在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。 第十三条 保密科、档案科在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确保电子公文处理过程无差错。 第十四条 归档电子公文移交采用交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接的方式进行。 第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门、科（室）要对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十六条 归档电子公文要存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文要与其解密软件和说明文件一同归档。 第十七条 归档的电子公文，按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。 第十八条 档案科加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，要严格遵守国家有关保密的规定；采用联网方式提供利用的，要采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。 第十九条 超过保管期限归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文进行逻辑或物理删除，由档案科列出销毁文件目录存档备查。 第二十条 本办法未尽事宜，参照国家或自治区、地区档案局有关规定执行。
